Claude for Excel : tips & recettes

Claude for Excel s'adresse à celles et ceux qui, à la direction des achats, aux approvisionnements ou à la PUI, vivent dans le tableur. Il ne remplace pas votre jugement : il pré-calcule, contrôle et signale, vous validez.

Les 5 tips d'or

  1. Imposez le calcul par formule ou exécution, jamais « rédigé » par le modèle. Formulez : « calcule via des formules Excel, montre-les, ne donne aucun total non calculé ».
  2. Faites remonter chaque anomalie à sa ligne source (n° de ligne/référence), pour la piste d'audit.
  3. Travaillez sur données anonymisées, agrégées ou fictives — jamais d'offre de candidat ni de donnée fournisseur confidentielle dans un outil non maîtrisé ; et jamais de donnée de santé hors HDS (vigilance PUI).
  4. Faites recouper les totaux (contrôle croisé lignes/colonnes) avant toute conclusion.
  5. Cadrez le périmètre : une tâche = un objectif clair (contrôle, rapprochement, consolidation), pas « analyse tout ».

Recettes pour la fonction achats

Chaque recette devient une fiche jouable du catalogue, avec prompt et jeu de données fictif.

Spend analysis : reclassement par nomenclature, hors-marché, doublons

Depuis des exports de dépenses fictifs ou anonymisés : dépense reclassée par nomenclature et par fournisseur, achats hors-marché repérés, doublons signalés à leur ligne source — la stratégie achat reste à l’équipe.

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Suivi d’exécution des marchés : échéances, révisions de prix par formule

Échéances et reconductions calculées, révisions de prix appliquées par formule affichée (jamais estimées par le modèle), écarts entre prix facturé et prix révisé signalés — l’avenant et la décision restent à l’acheteur.

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Prévision des consommations et dotations plein-vide

Historiques de consommation, saisonnalité et dotations : prévisions calculées dans le classeur, alertes de rupture et de surstock paramétrées — l’approvisionneur arbitre, le calcul est rejouable.

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Suivi EGalim : part durable et bio en restauration collective

Part de produits durables et de qualité (50 %) dont bio (20 %) calculée par formule depuis les achats de denrées : suivi par site et par période, écarts à l’objectif documentés, restitution prête pour « ma cantine ».

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Contrôle factures : rapprochement commande-réception-facture

Rapprochement ligne à ligne entre commandes, réceptions et factures : écarts de quantité et de prix calculés, anomalies remontées à leur ligne source — la validation du service fait reste humaine.

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Do / Don't

✅ À faire

  • Demander les formules et les afficher
  • Anonymiser ou agréger avant tout dépôt de fichier
  • Tracer à la source
  • Valider humainement

❌ À proscrire

  • Laisser le modèle noter des offres ou classer des candidats — la commission note et motive
  • Déposer une offre de candidat ou des conditions fournisseurs confidentielles dans l'outil
  • Prendre un total non calculé pour argent comptant
  • Tirer une conclusion d'un tableur sans relecture — l'analyse reste à l'acheteur

Classeurs d'exemple

Des classeurs .xlsx 100 % fictifs (données synthétiques) accompagnent chaque recette pour la rejouer en conditions réelles. Ils font partie des kits d'atelier (accès par code).