Contrôle des factures fournisseurs et rapprochement commande-réception-facture
Rapprocher commandes, réceptions et factures pour détecter écarts et doublons, et produire un échéancier de traitement — en complément du pré-contrôle de la verticale Finance, sans dupliquer les contrôles.
Approvisionneur / logistique · Direction générale / DAF — Outils : Claude for Excel
Données requises
Extraction des commandes et des réceptions — fictive pour l'atelier
Extraction des factures fournisseurs sur la même période
Règles de rapprochement de l'établissement (tolérances, seuils)
Résultat attendu
Rapprochement commande-réception-facture ligne à ligne, liste des écarts classés par type et par montant (quantité, prix, facture sans commande, doublon), échéancier des factures à traiter.
Garde-fous
Toute anomalie est une hypothèse à instruire par un humain — jamais une conclusion d'erreur ou de fraude.
Coordonner avec la fonction finance : ce cas complète le pré-contrôle de la verticale Finance, il ne le duplique pas.
Données fournisseurs uniquement en environnement maîtrisé ; méthode de rapprochement explicite et vérifiable.
Prompt prêt à l'emploi
Tu assistes un service achats-approvisionnements sur un rapprochement commande-réception-facture FICTIF. À partir des trois fichiers fournis (commandes, réceptions, factures) : (1) rapproche les lignes en explicitant ta méthode et identifie les écarts — écart de quantité, écart de prix, facture sans commande ni réception, doublon probable de facture ; (2) classe chaque écart par type et par montant, en le présentant comme une hypothèse à instruire, jamais comme une erreur avérée ; (3) produis un échéancier des factures à traiter, priorisé par échéance et par montant. Applique les règles de tolérance fournies, signale les lignes que tu n'as pas pu rapprocher et rappelle que toute anomalie est instruite et tranchée par un humain.
Jeu de données fictif
Trois fichiers fictifs cohérents (commandes, réceptions, factures) sur un trimestre, incluant des écarts volontaires : deux doublons, trois écarts de prix, une facture orpheline. Tous les jeux de données du site sont 100 % fictifs/synthétiques — aucune donnée réelle.
Tous les jeux de données du site sont 100 % fictifs/synthétiques — aucune donnée réelle,
aucune offre de candidat, aucune donnée de santé.
Pratiques de contrôle interne du cycle achats-fournisseurs (littérature comptable et achats) — secondaires corroborées (C).
Cadres de contrôle interne comptable et financier des établissements — primaires (V).
Statut de fiabilité : C Corroboré — sources secondaires.
Pourquoi ce cas
Le rapprochement commande-réception-facture est le contrôle le plus rentable et le moins fait
du cycle achats : chronophage à la main, il passe après l’urgence du quotidien, et les
doublons ou écarts de prix se découvrent des mois plus tard. L’IA exécute le rapprochement
ligne à ligne et classe les écarts ; l’humain instruit et tranche chaque anomalie. Ce cas se
joue en articulation avec la fonction finance — il complète le pré-contrôle traité dans la
verticale Finance de QUUBE, sans dupliquer les contrôles.
Comment le jouer
Fixez les règles de tolérance avant de lancer le rapprochement — c’est elles qui séparent l’écart significatif du bruit.
Traitez chaque anomalie comme une hypothèse : la plupart des « doublons » ont une explication légitime.
Répartissez les contrôles avec la fonction finance pour que chaque écart n’ait qu’un seul instructeur.